编辑导语：我们事情时事情文件是必不行少的，不管是记录接头内容照旧某项任务，都是要通过文件的形式举办记录，之后再举办归档处理惩罚；本文作者从文件内容、传阅、归档三方面阐明文档到底怎么完成，我们一起来看一下。

糊口之一二事，事情之二三事，皆可用产物视角试探之，本日我们来谈谈“文档”这个事。

什么能称之为“文档”，我认为可以领略为归档的文件，这个中就涉及到“文件”这个主体以及“归档”这个行动，这里我们无事来阐明阐明事情中文件的归档流程。

首先我们阐明下：我们为什么要将口头接头的内容或实际执行的工作记录成为文件，而且对重要文件举办归档处理惩罚。

记录：留存，确认。

传阅：共享，共鸣。

追溯：复盘，追责。

归档：进修，积聚。

其次我们看看文档包括什么内容：

文件信息：

表示层：视觉体验，整齐，有层次，阅读舒服。

内容层：文件本质，真实全面、不漏掉、精确无误不迷糊其词。

品牌层：清晰完整，通报公司的品牌代价观。

目标：能让读者看到文件本质内容的同时能有很个较好的阅读体验，假如作为公司文件，更好将公司品牌信息暴露，流传品牌的同时对内对外浮现出公司和团队的专业性。

归档信息：文件从无到有，如何撰写？如何传阅？如何归档的流程信息？

《 *** 会议纪要》大概是我们事情中碰着最多的一种文件形式，我们以《 *** 会议纪要》为例来阐明下《 *** 会议纪要》的记录，传阅直至归档的整个流程中有哪些问题需要留意。

一、文件内容的记录

要害词：以内容为中心，全面精确。

1. 文件由谁来写？

必需是参会的人来记录，一般是在会上讲话不多的人员可能级别较量低的人来记录，因为有时间记录下所有人的讲话重点。

2. 文件通过什么载体写

载体名目，一般包括：word、excel、PPT、X-mind、附件（音频、视频）。

以上说的都是当地文件载体名目，由于在线文档和在线办公东西的鼓起，也有公司选择通过飞书、钉钉、腾讯文档、印象条记等在线形式来举办记录。

其实重点是记录的内容做到真实全面、不漏掉、精确无误不迷糊其词即可，可是我照旧主张用传统的office文件来记录。

3. 文件内容采纳什么名目来写？

只要是正规的文件都有必然的名目，差异公司大概要求的文件名目有些许差异。

内容名目即当前文件必需包括的哪些字段内容，像《 *** 会议纪要》必需包括的字段有：

前文： *** 会议主题、 *** 会议时间、 *** 会议所在、参会人员、 *** 会议记录；

正文： *** 会议目标、 *** 会议内容、 *** 会议结论、会后事宜等；

附件：假如有其他重要相关文件则以附件形式泛起，如音频、录像或 *** 会议中提到的其他文件。

二、文件的传阅

要害词：以阅读者为中心，阅读舒适。

1. 记录好的文件由谁来发送？

一般是 *** 会议记录者直接发送，但也不解除 *** 会议记录者整理好内容后发送其率领审核后再由其率领直接发送。

2. 记录好的文件通过什么渠道发送至阅读者手中？

今朝发送渠道包括有：邮件、社交东西、共享文档等形式；可是究其正式和严谨性照旧通过邮件发送较量妥当。

3. 记录好的文件发送给谁阅读？

可以从两个维度去对文件吸收者举办分类：

与文件内容直接相关的人/与文件内容间接相关的人；

内部人员/外部人员。

4. 记录好的文件以什么形式发送？

有人就会疑问了？记录的什么就发送什么呗？是这样吗？

之一步中提到 *** 会议记录的载体，每小我私家的爱好差异，所以每小我私家大概选择的记录载体纷歧样，可是不行能记录者用X-mind记录的《 *** 会议纪要》就直接发出去；先不看这种内容记录 *** 是否所有人都能接管，但看这种文件名目也不是所有人都可以正常打开查察的（必需下载对应的x-mind软件才气打开，而且差异的X-mind还存在不兼容打不开的风险）。

发送的文件就一个目标，就是为了让接管者可以正常的查察，所以更好选择一种能确保所有人都能正常打开的文件名目，首选仅可读的文件，首选PDF名目；同时我们但愿吸收者查只需要可正常查察即可，不需要吸收者编辑文件，所以不选择word或其他可编辑形式，这种仅可读的文件同时可担保文件内容排版样式不会改变。